En el vertiginoso mundo de la restauración, la hostelería y las artes culinarias, el cálculo preciso de los costos y la gestión del inventario son las piedras angulares del éxito. Tanto si dirige la cocina de un hotel, un servicio de catering o simplemente planifica sus comidas diarias, una herramienta de gestión de costos culinarios es esencial.
Esta solución definitiva para la gestión de costes culinarios y la elaboración de presupuestos de comidas se presenta como una calculadora de costes de comidas. Es una completa hoja de trabajo que permite calcular los costes hasta el gramo, el kilogramo o la libra, brindando una herramienta indispensable para mantener una cocina próspera y rentable mientras se deleita a los comensales con una oferta excepcional de comida y bebida.
La Importancia de la Gestión de Costos Culinarios
Para quienes están dispuestos a poner en marcha su negocio de comidas o ya tienen uno, la gestión interna es tan crucial como la operativa diaria. Todavía es común encontrar restaurantes que operan con la mentalidad de "no da tiempo", "somos pequeños, no es necesario" o "lo tengo en la cabeza". Sin embargo, muchos se han llevado sorpresas al ver números que no coincidían con sus expectativas. Independientemente del tamaño, sea un kiosco, un diminuto gastronómico o un restaurante de amplia ocupación, los problemas de gestión son los mismos.
Para aquellos que no pueden o no quieren invertir en programas de gestión o costos de cocina, o en personal dedicado a ello, y que intentan llevar los "números" del restaurante, así como los escandallos y la base de datos de ingredientes, esta herramienta es ideal. La principal herramienta de apoyo suele ser Excel, y estas plantillas gratuitas son muy similares a las utilizadas profesionalmente para gestionar los costos operativos de cocina y analizar y optimizar las ventas de restaurantes.
Presentación de la Plantilla Excel para Costos de Recetas
Esta plantilla de Excel está diseñada para simplificar el cálculo de costos. Solo es necesario actualizar regularmente el precio de las materias primas con los últimos precios y especificar las recetas de las comidas. Los pasos para empezar a calcular el coste de cada comida y el resumen de ventas de su restaurante son sencillos:
- En primer lugar, debe empezar por actualizar las unidades que prefiere utilizar en el menú, para seleccionar la unidad de materias primas que se ajuste a sus necesidades.
- También puede definir su moneda manualmente.
Se trata de una lista en la que puede introducir los detalles de los precios de todas las materias primas. Además, puede introducir el volumen y la unidad de cada material que compre. En particular, puede seleccionar una de las unidades de la lista desplegable. Más adelante, la calculadora Excel de costes de alimentos se limitará a dividir el precio en función de las recetas de sus comidas.
Entrada de Datos Clave
Las primeras cinco columnas son para la introducción de datos:
- La primera columna, "Categoría", es opcional pero útil para filtrar y buscar comidas específicas (ej. tipo de comida).
- Salvo la primera columna, es importante rellenar todas las demás.
- Para introducir los ingredientes, solo tiene que elegirlos de una lista desplegable. Todos los ingredientes se introducen previamente en la sección de materias primas.
Podrá ver el número total de recetas en la parte superior de la lista. Puede introducir todas las comidas que se pidieron en el periodo contabilizado. Siempre puede añadir algunos extras en caso de que algunos de ellos se prepararan pero no se vendieran, por ejemplo, el agua del grifo o el aceite de freír. También puede añadir allí el uso mensual de especias como la sal, etc.
Verá el Total final que incluye el coste de las comidas y las materias primas. Si desea añadir el coste de las facturas y otros gastos, puede rellenar las celdas opcionales del Total final. Esta herramienta sirve como planificador culinario, ayudándole a crear menús diarios, bufés y programas de cocción con precisión, permitiendo mantener los más altos estándares de nutrición y dieta al tiempo que se controlan los costos.
Herramientas Complementarias para una Gestión Integral
Se ofrecen cinco plantillas de Excel, totalmente gratuitas, para mejorar la gestión interna de su restaurante.
1. Análisis de Ventas de Platos
Esta plantilla de Excel para el análisis de las ventas de sus platos permite tener una visión detallada de la actuación de cada uno de los platos de su carta. Es una herramienta elemental para gestionar y tener una visión detallada del rendimiento de la oferta gastronómica del restaurante.
Puede usarla de forma independiente, introduciendo los datos necesarios (nombre del plato, coste, precio de venta, unidades vendidas), o vincularlos a otras hojas de Excel donde ya disponga de dichos datos (como en las siguientes plantillas Excel). No solo verá qué platos son los más vendidos y su popularidad respecto a los demás, sino también los de mayor coste unitario (según sus escandallos) y qué plato le da un mayor beneficio por cada unidad vendida. Es decir, los platos que debería incentivar su venta.
Puede usar esta plantilla para analizar toda su carta en una única tabla o, lo que es más recomendable, usar una tabla para cada una de sus secciones de carta (primeros, segundos y postres; tapas y para compartir, principales y postres; entrantes, pizzas y postres; etc.).
Esta tabla es la base para construir un Menu Engineering, una herramienta que permite analizar el comportamiento de las ventas, coste y margen de todos los platos de la carta. Sabiendo la popularidad y el porcentaje de Food Cost de cada uno, se pueden clasificar los platos según la matriz BCG y obtener, así, un panorama de los platos y qué acciones tomar para cada uno.
Ejemplo práctico: Menu Engineering
Por ejemplo, en un Menu Engineering mensual de un restaurante ficticio dedicado a las cocas, se clasificarían los platos para optimizar la rentabilidad.
2. Plantilla de Escandallo de un Plato y Escandallo de una Elaboración
La gestión de costes de cocina a menudo se beneficia de plantillas para calcular el coste de una ración de un plato y su escandallo. El día a día en una cocina distingue dos tipos de escandallos y fichas técnicas a gestionar:
- Escandallo de platos de venta: Compuestos por ingredientes y elaboraciones previas.
- Escandallo de elaboraciones previas: Transformaciones realizadas en cocina que son almacenadas y, por tanto, inventariables, para ser usadas posteriormente en otras elaboraciones o platos.
El escandallo de una elaboración previa, a diferencia del escandallo de un plato de venta (€/plato), dará como resultado €/Kg, €/L o €/ud. Este precio unitario será el "precio" que tendrá la elaboración (como una suerte de "precio de compra interno") cuando se use en el escandallo de un plato final o en el escandallo de otra elaboración.
Ejemplo de Escandallo: Pan con chocolate
Un plato de pan con chocolate, aceite y sal se compondrá de los ingredientes (pan, sal, aceite) y de sus elaboraciones previas (ganache de chocolate). Esta elaboración, a su vez, se compondrá de ingredientes (nata para montar, chocolate negro).
Ejemplo de Escandallo: Mayonesa
Una elaboración previa puede componerse también de otras elaboraciones previas. Por ejemplo, una mayonesa de cebollino se compondrá de la elaboración previa de mayonesa a la que se le añadirá un aceite de cebollino. Así, se deberían tener tres escandallos y fichas técnicas en el libro de recetas: escandallo de mayonesa de cebollino, escandallo de mayonesa, escandallo de aceite de cebollino.
3. Base de Datos de Ingredientes
Tener una base de datos de ingredientes en Excel es especialmente útil si no se dispone de un programa ERP o de gestión en el negocio, como en el caso de un pequeño restaurante sin registro interno de costos.
Hay dos formas de hacer esta base de datos de ingredientes:
- Listado simple: Simplemente listar los artículos y sus precios de compra, actualizando cada cierto tiempo (ej. mensualmente) los precios. Una forma manual pero simple, especialmente si se trabaja con productos con poca variación de precios. Sin embargo, muchos cocineros/propietarios no actualizan con frecuencia los precios pese a trabajar con productos de tarifa variable y no actualizan los escandallos a partir de los precios actualizados de sus ingredientes.
- Vinculado a albaranes de compra: Si se trabaja con productos que varían bastante de precio (temporalidad, producto fresco, de mercado), es recomendable unir la base de datos de ingredientes con una base de datos de albaranes de compra (muy sencilla) a partir de un elemento: el último precio de compra de cada ingrediente. Aunque en contabilidad/valoración de inventarios se trabaja con el criterio del precio medio ponderado (PMP), para la creación de escandallos se recomienda encarecidamente usar el criterio "LIFO" (Last In, First Out) en cuestión de precios de los ingredientes.
Con la base de ingredientes actualizada, se dispone de la información perfecta para comenzar a crear los escandallos de platos y elaboraciones. Para que dicha creación sea lo más suave y sencilla posible, se recomienda trabajar en esta plantilla Excel de base de datos de ingredientes la equivalencia entre las unidades de medida a usar en los escandallos (que pueden ser Kg o gr, L o ml, uds) de cada ingrediente con el formato de compra en el cual el proveedor sirve el ingrediente (que puede ser en Kg, L, uds; o también en paquetes, bolsas, docenas, packs de "x" unidades de medida de escandallo). Aquí es donde se suelen cometer el 90% de los errores de valoración en escandallos.
4. Base de Datos de Albaranes de Compra
Esta es una de las plantillas de Excel más importantes para gestionar internamente un restaurante. Disponer de una base de datos de albaranes de entrega de las compras realizadas al proveedor es tremendamente útil y necesario si no se dispone o se tiene acceso a un ERP o programa de contabilidad. Muchos cocineros y pequeños propietarios que tienen externalizada la contabilidad se encuentran con este vacío de información de costes interna: ¿cuánto he comprado de un producto este mes? ¿y durante el año? ¿ha variado el precio de compra del producto?
Es por ello que una plantilla de base de datos de albaranes como esta, además de sencilla, resuelve la falta de información. Es tremendamente útil si se vincula a la base de datos de ingredientes: el último precio de compra que indique se obtendrá de las entradas de mercancía registradas en esta plantilla y se usará para valorar la base de datos de ingredientes. Estos ingredientes se usarán luego para crear los escandallos, los cuales estarán constantemente actualizados a las variaciones de precios que ocurran.
El precio medio ponderado que indica la tabla permitirá valorar los ingredientes del inventario de cara a su contabilización como variación de existencias del período.
5. Base de Datos de Elaboraciones Previas
Esta plantilla es la homónima de la base de datos de ingredientes. En este caso, la plantilla de base de datos de elaboraciones sirve para listar, controlar y disponer de la información de costes de las distintas elaboraciones previas que se realizan en el departamento de cocina.
El funcionamiento es el mismo que en la base de datos de ingredientes (solo que no tienen proveedor asociado) y solo exige ser minucioso en la determinación de la unidad de medida para los escandallos (Kg o gr, L o ml, uds) frente a la unidad de medida de producción (Kg o gr, L o ml, uds). Se recomienda encarecidamente que las unidades sean las mismas para eliminar la posibilidad de errores.
Sin embargo, lo más usual será producir o elaborar en unidades grandes (Kg, L o uds) y escandallar/elaborar fichas técnicas en unidades pequeñas (gr, ml o uds). Por ejemplo, la unidad de producción de elaborar mayonesa será seguramente en Kg, pero el escandallo para una ración será en gr. Así, cobra sentido tener dos columnas en nuestra base de datos que vinculen la unidad de producción con la unidad de escandallo, sean o no la misma.
Una base de datos de elaboraciones que será una suerte de índice con información de costes conforme se vayan creando los respectivos escandallos de producción.