Guía Completa para Preparar una Presentación Efectiva

Las presentaciones, especialmente las realizadas con herramientas como PowerPoint, a menudo tienen una reputación negativa. Probablemente, ha presenciado presentaciones que generaron más interrogantes que respuestas o que, en lugar de persuadir, confundieron aún más a la audiencia. La razón es simple: crear presentaciones excelentes no es una tarea fácil.

Al ingresar a la universidad, muchos estudiantes se enfrentan al desafío de leer, escribir y comunicarse oralmente según las convenciones y modos de pensar propios de las diferentes disciplinas. ¿Se ha enfrentado ya a la tarea de leer un capítulo de libro teórico, escribir un informe de laboratorio o preparar la defensa de un examen oral? Con esta guía, buscamos ofrecer un esquema paso a paso para que pueda convertirse en un orador que realice presentaciones que sean comprensibles, convincentes y que, incluso, disfruten los asistentes.

Tipos de Presentaciones

Antes de comenzar a diseñar su presentación, es fundamental determinar qué tipo de presentación realizará. Es bastante probable que la presentación específica que esté creando incluya elementos de varias categorías.

• Presentaciones de mensajes clave: Este tipo de presentación suele tener un contenido más ligero y está diseñada para contar una historia persuasiva.
• Informes periódicos: Cualquier presentación que se cree con una cadencia regular puede considerarse un informe periódico. Esto incluye informes mensuales de rendimiento o presentaciones para reuniones de equipo regulares en las que cada miembro del equipo contribuye con sus diapositivas.
• Información y resultados de investigaciones: Presentaciones como datos de encuestas o informes de tendencias de mercado destilan la información de grandes conjuntos de datos en conclusiones de alto nivel.
• Documentación: Este tipo de presentación ofrece resúmenes que detallan las conclusiones, normalmente con muchos gráficos y comentarios limitados.

Planificación Estratégica: La Base de una Gran Presentación

Realizar presentaciones ante el público requiere preparación y una clara definición de qué queremos dar a conocer y cuál es el efecto deseado. Definiremos como público desde su equipo de trabajo, el área de trabajo, la organización completa o un grupo de personas desconocidas.

Antes incluso de que pueda comenzar a hacer su presentación en PowerPoint u otro material de apoyo, es fundamental comprender la situación en la que se desarrolla para planificarla estratégicamente.

Defina el Propósito y la Audiencia

• Propósito de la presentación: ¿Cuál es el objetivo principal de su presentación? El propósito funciona como una guía para prepararla mejor.
• Expectativas de la audiencia: ¿Qué espera la audiencia? Probablemente, tendrá diferentes perfiles en su audiencia (por ejemplo, equipo docente y estudiantes).
• Posibles resistencias: ¿Qué resistencias podría tener su audiencia? Adelantar los cuestionamientos que podrían surgir le permitirá prepararse para preguntas complicadas.
• Dominio del tema: ¿Qué sabe sobre el tema? Siempre que presentamos sobre un tema, es fundamental identificar qué sabemos y qué necesitamos saber.

Estructuración del Contenido

Todas las presentaciones deben contar una historia. Si el objetivo de su presentación es convencer a su público, primero debe establecer cuál es su mensaje de alto nivel. ¿Qué es lo más importante que quiere que su público sepa después de su presentación y que no sabían de antemano? Sea cual sea su mensaje, debe tratar de sintetizarlo en una sola frase.

Hacer un esquema de las principales ideas que abordará es una buena manera de prepararla y definir los puntos que incluirá. Para ello, necesitará tener claro cuál será la estructura general de la presentación. En ocasiones, la estructura de la presentación estará dada en las instrucciones.

Enfoques Estructurales

• Principio de la pirámide: Una opción muy popular es el Principio de la pirámide, una estrategia para crear comunicaciones de negocio efectivas. Con este principio, empieza con su idea más importante, seguida de ideas y hechos que la respalden. Si su conclusión es que la empresa Acme debe entrar en un mercado nuevo, dígalo de entrada.
• Principio MECE (Mutuamente Excluyente, Colectivamente Exhaustivo): Frente a la presentación de una lista pormenorizada de ideas, el principio MECE es una forma de agruparlas de manera que se cubran todos los puntos relevantes sin solapamientos.

Elementos Clave de la Estructura

• Introducción atractiva: Introduce el tema con algo atractivo que capte la atención de la audiencia. Para ello, puede mostrar, a través de un gráfico o imagen llamativa, su relevancia (¿a quiénes afecta? ¿qué consecuencias tiene?).
• Previsualización o índice: Sobre todo si la presentación es más extensa, puede incluir una previsualización de los puntos que abordará, es decir, un índice o agenda.
• Cuerpo de la presentación: Ten claro qué puntos (y cuántos) va a incorporar en el cuerpo. Sobre todo si tiene poco tiempo, es preferible incluir menos puntos y profundizar en ellos que intentar abarcar demasiado.
• Conclusión poderosa: Diseña una conclusión poderosa para incluir en el cierre: ¿qué significan los hallazgos o ideas presentadas? Para cerrar, también puede hacer alguna proyección, es decir, puede conectar su tema o problema con un escenario futuro.

Una estrategia habitual al crear presentaciones consiste en comenzar escribiendo los títulos de acción de cada diapositiva para asegurarse de que cuentan una historia completa por sí solas. Se trata de un método similar a comenzar con los encabezados de capítulo al escribir un artículo o documento. Los títulos de acción deben ser suficientes para verificar que su presentación sea coherente con el marco estructural elegido. Por ejemplo, si el problema a abordar es "mostrar cifras de segregación escolar que son producto de la educación de mercado", cada título de acción debería contribuir a desglosar y explicar este punto.

Diseño de Diapositivas: Maximizando el Impacto Visual

El diseño de sus diapositivas es crucial para comunicar su mensaje de forma efectiva. Utilizar elementos visuales ayuda a hacer clara y fácil la asimilación de la información.

Reglas Generales y Contenido

• Minimice el texto: Se debe no incluir más de 40 palabras por diapositiva. Existen varias reglas, como la "regla 5-5-5", que sugieren no sobrecargar sus diapositivas con demasiado contenido. Evite llenarlas de información excesiva o de elementos que puedan crear confusión visual.
• Una idea por diapositiva: Cada diapositiva debe presentar exactamente una idea, y dicha idea debe resumirse en un único título de acción.
• Evite redundancias: Es importante evitar incluir cualquier elemento visual o textual que pueda transmitir o dar a entender un mensaje diferente o contradictorio.
• Diseños de sección: Los diseños de diapositivas más utilizados constan de dos, tres o cuatro secciones, según la naturaleza del contenido y la representación visual deseada.
• Espacio en blanco: Resista la tentación de poner demasiadas cosas en sus diapositivas. Un buen uso del espacio en blanco facilita la lectura y la comprensión.

Fuentes y Tipografía

Al elegir fuentes para su presentación, tenga presente esta técnica: utilice el mismo color y tamaño de fuente para los títulos y el cuerpo del texto en toda su presentación, idealmente en una fuente sans serif como Arial, ya que esto facilita la lectura. En particular, para las presentaciones empresariales creadas para un público externo, el cumplimiento de la marca es esencial.

Uso Efectivo de Viñetas

Para evitar aburrir a su público, asegúrese de no tener viñetas en cada diapositiva. Es muy probable que su presentación incluya viñetas en algunas diapositivas, lo cual es absolutamente aceptable si se utilizan bien como una forma concisa y eficaz de comunicar información clave. Las presentaciones son malas cuando tienen listas demasiado largas de viñetas o listas con niveles erráticos de sangría, que pueden ser confusas y difíciles de digerir.

Limítese a tres, cuatro o cinco viñetas. En algunos casos, podría extenderse hasta un máximo de siete, pero si tiene mucho que decir, es mejor dividirlas y usar una diapositiva adicional. Asegúrese de que cada viñeta esté directamente relacionada con el mensaje principal de la diapositiva.

La uniformidad es fundamental para la estructura y sintaxis de sus viñetas. Si una viñeta es una frase completa, todas deben ser oraciones completas. Lo mismo se aplica si utiliza fragmentos de frases o palabras sueltas. Cada viñeta debe comenzar con el mismo tipo de palabra (por ejemplo, sustantivo, verbo, adjetivo).

Gráficos y Datos: Claridad sobre Cantidad

Nunca incluya un gráfico solo por el hecho de incluirlo. Si tiene datos pertinentes para el título de acción de la diapositiva, incluya un gráfico que sea más adecuado para ayudarle a resaltar lo que desea comunicar.

Elegir el mejor tipo de gráfico es una cosa, pero la eficacia de su gráfico dependerá en gran medida no solo de los datos, sino también de las opciones de diseño que elija. Para lograr el máximo impacto, debe formatear y anotar cada gráfico de una manera que transmita su mensaje y destaque lo que más importa, al mismo tiempo que evita la confusión y, por supuesto, se asegura de cumplir con las directrices visuales de su marca. Al emplear este concepto, no caiga en el error de usar malas fotos o gráficos irrelevantes.

Incluso con las mejores intenciones, en PowerPoint no siempre es fácil dar formato a un gráfico exactamente como lo desea. A veces es necesario recurrir a soluciones alternativas desordenadas, y a veces una característica simplemente no existe.

Preparación y Práctica: Antes del Gran Momento

Preparar acuciosamente la presentación dando un orden lógico es clave: el tema a tratar debe tener un contenido concreto con ejemplos claros y con una secuencia que le permita al asistente seguirla en forma óptima. Se debe pensar en la presentación como un proyecto y, por lo tanto, debe ser considerada con mucha responsabilidad.

Dominio del Contenido

• Estudio y conocimiento: Conocer el material que va a dar a conocer, estudiarlo y practicar la charla. Es recomendable conocer a fondo la información, esto dará dominio y, por lo tanto, seguridad en el manejo del tema.
• Práctica: Hablar con pares sobre el tema que motiva la presentación es un buen ejercicio para practicar su capacidad de expresarse claramente respecto a esa temática.

Logística y Aspectos Técnicos

• Anticipación: Prever, antes de dar la charla, todo lo necesario para no generar interrupciones y tardanzas. Es recomendable evitar retrasos anticipándose a los hechos.
• Prueba de equipos: Probar los equipos y contar con copias de la presentación. Si se va a presentar en un proyector de diapositivas, también se debe considerar una copia adicional como respaldo.

Consejos Prácticos Durante la Presentación

Ver en la presentación una buena oportunidad de hablar en público. Es muy frecuente encontrarse con personas que eluden la posibilidad de hablar en público y, cuando lo hacen, lo hacen muy apurados, ojalá sin dejar espacios a las preguntas.

Imagen Personal

Vestirse adecuadamente a la ocasión. Es importante que los participantes no reparen en el aspecto de vestuario del presentador (ropas, accesorios, etc.) y que la atención se centre exclusivamente en la temática de la presentación.

Conexión con la Audiencia

Interesarse por todos los asistentes y visualizar el beneficio que recibirán. Tan importante como preparar la presentación será considerar que el público es variado y los canales sensoriales a través de los cuales lograrán entender el mensaje también. Todos percibimos el mundo de forma distinta y, así como para algunos es más fácil entender la comunicación escrita, para otros será más fácil la comunicación verbal.

Adaptación a los Canales Sensoriales

• Para los Auditivos: Cuando el canal sensorial preferido es el auditivo, las personas representan con sonidos. Al pensar en el mar, escuchan el sonido de las olas, las gaviotas. Usar métodos como videos, sonidos y un lenguaje con palabras auditivas (oír, escuchar, voz, música) favorecerán un mejor entendimiento del mensaje.
• Para los Visuales: Cuando el canal sensorial preferido es el visual, las personas representan las cosas con imágenes. Al pensar en el mar, ven las olas, la inmensidad, el horizonte. Usar métodos como un proyector (data show), papelógrafos, folletos escritos, transparencias, colores, favorecerán un mejor entendimiento del mensaje.
• Para los Kinestésicos: Cuando el canal sensorial preferido es el kinestésico (tacto, sabor y olor), las personas representan las cosas con sensaciones internas o físicas. Al pensar en el mar, pueden sentir el olor de la playa, melancolía, alegría, frío. Un lenguaje más cálido, emocional y un ambiente adecuado en temperatura harán que estos participantes se sientan cómodos.

Al no tener claridad de quiénes son todos los participantes y cómo son, lo mejor es prever una distribución homogénea y considerar elementos comunes a todos que permitan llegar a todo el público a través de los diversos canales sensoriales. Nombrar a algunos asistentes cuando el tema lo amerite, haciendo mención a casos que les interesan. A las personas les hace sentir bien cuando las mencionan y nombran, salen de la masa y pasan a ser un ser único.

Sesión de Preguntas y Respuestas

Prepararse para una etapa de preguntas y respuestas es crucial. Hablar en público, más que una obligación, es una oportunidad. Es recomendable que esta actividad sea una etapa planificada hacia el final de la presentación. De esta forma, el presentador expone todo lo que formalmente vino a entregar, los asistentes escuchan lo que deberían oír y, fundamentalmente, en la etapa de preguntas y respuestas, los asistentes profundizan en temas ya tratados y agregarán algunos no analizados. Considerar que realizar una presentación da la oportunidad de que podamos ayudar realmente al auditorio a clarificar sus dudas y poder aportar de forma adicional a lo ya expuesto.

Medios Audiovisuales de Apoyo

Antes de utilizar los distintos métodos de apoyo audiovisual, es muy importante analizar cada tema y si, efectivamente, es necesario el apoyo. Algunos de estos medios son:

• Diapositivas (PowerPoint)
• Transparencias
• Papelógrafos
• Videos
• Pizarra
• Folletos
• Música
• Productos a repartir (si aplica)

Control de Calidad: Revisiones Finales

El formato inconsistente, los datos contradictorios o los titulares confusos son una forma segura de perder la confianza del público. Lamentablemente, es fácil que se deslice algún error cuando se trabaja con una fecha límite. Al presentar estadísticas, debe asegurarse de que estas sean correctas y, por lo tanto, la precisión juega un papel relevante.

Crear una presentación desde cero puede parecer una ardua tarea. Sin embargo, seguir nuestros consejos y el desglose del proceso paso a paso puede facilitarle la vida y darle la seguridad de que está produciendo resultados de alta calidad.

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