La coordinación de voluntariado se estructura en cuatro equipos, cada uno con sus respectivos lineamientos, que brindan soporte y sustento a todas las áreas de trabajo a lo largo del año.
Objetivos y Estrategias de Formación
Un equipo se dedica a diseñar las estrategias para la transición del sistema de formación actual hacia uno basado en competencias. Para lograrlo, se realiza un diagnóstico del estado de implementación de los procesos de tutoría en los niveles medios y avanzados. Con base en este diagnóstico, se propondrá un plan de acción para operativizar el sistema de obtención de dichos niveles, con el objetivo de completar la mayor cantidad de procesos posibles en los próximos 18 meses, alineados con la nueva perspectiva.
Otro equipo tiene como meta analizar, crear y diseñar los documentos y herramientas necesarias para sustentar la implementación del Ciclo de Vida de las personas voluntarias en sus cargos y funciones.
La Importancia del Voluntariado
El voluntariado es una pieza clave para muchas organizaciones. Se trata de una actividad altruista y sin remuneración económica que trabaja para la transformación social, tanto dentro como fuera de las entidades.
Es fundamental comprender que no todo el voluntariado se gestiona de la misma manera. Es necesario poner en valor lo que la persona voluntaria recibe a cambio de su dedicación. Para el correcto funcionamiento, se requiere el compromiso de esa persona con el proyecto y la entidad.
Claves para la Motivación y Compromiso del Voluntario
- Motivación: Debe existir un encaje entre lo que la persona desea hacer y lo que la entidad puede ofrecer. Si no se logra este ajuste, el voluntario puede sentirse desmotivado.
- Aporte mutuo: Debe haber un intercambio beneficioso para ambas partes.
- Reconocimiento: La entidad debe reconocer y agradecer el esfuerzo del voluntario, animándolo y valorando su labor.
Anna Gris, Coordinadora del Voluntariado de Amigos de los Mayores, destacó la importancia de diseñar un Plan de Voluntariado y ofreció recomendaciones para mantener a los voluntarios involucrados y motivados.
El Plan de Voluntariado: Estructura y Procesos
El Plan de Voluntariado es un documento que estructura todos los procesos relacionados con el ciclo de vida del voluntario y define su papel dentro de la organización.
Fases del Ciclo de Voluntariado
- Reflexión previa: Identificación y análisis del contexto de la organización.
- Captación:
- Definir los puestos de acción voluntaria: tareas, perfil de la persona, formación necesaria y número de voluntarios requeridos.
- Transmitir información sobre la entidad, los programas de voluntariado disponibles y el procedimiento de adhesión.
- Se recomienda entregar un folleto descriptivo en la acogida física.
- Desarrollo:
- Participación activa del voluntario en su actividad.
- Formación para el desarrollo de la actividad.
- Mantenimiento de la motivación, la responsabilidad y la implicación.
- Formalización de la participación: recogida de datos personales y firma del documento de derechos y obligaciones, así como del modelo de confidencialidad, según la actividad.
- Supervisión y coordinación por parte de un responsable (voluntario o personal técnico).
- La formación contribuye a una mayor adaptación y seguridad, además de ser un factor de crecimiento personal.
- El reconocimiento debe ser explícito y periódico (cartas, nuevas responsabilidades).
- Desvinculación:
- Considerarla como una parte natural del ciclo, prestándole la atención debida y sin cerrar puertas a futuras colaboraciones.
- Un cierre positivo puede fomentar la continuidad (socio, difusión, otras actividades).
- En algunos casos, puede ser necesaria la desvinculación forzosa si la acción del voluntario no es adecuada.
Proceso de Acogida y Selección en Amigos de los Mayores
La entidad Amigos de los Mayores implementa un proceso de acogida que incluye una sesión informativa online, realizada cada dos semanas a nivel estatal. Estas sesiones son impartidas por voluntarios formados para generar un vínculo emocional más fuerte desde el inicio.
Tras la confirmación de interés, se envía un cuestionario con datos personales y preferencias. Posteriormente, la persona referente de la zona contacta para citar a una entrevista individual, que puede ser presencial u online. Estas entrevistas son llevadas a cabo por el equipo técnico y un voluntario referente, con el objetivo de conocer al aspirante, su perfil, motivaciones, resolver dudas y orientarlo hacia el puesto más adecuado.
La selección del voluntariado se realiza con el beneficiario de la acción en el centro, priorizando su bienestar. Se descartan aquellos candidatos para quienes no sea el momento oportuno o no encajen con la misión de la entidad.
Incorporación y Desarrollo del Voluntario
La incorporación se formaliza mediante la documentación de la persona (identificación, autorización paterna para menores) y la firma del documento de compromiso, que detalla los derechos y deberes del voluntario. Entre los derechos se incluyen tener un carnet identificativo, recibir apoyo técnico, ser informado de las actividades de la entidad y participar en ellas.
Acciones Participativas y Mentoraje
Para mantener la motivación, se implementan acciones participativas:
- Reunión mensual de equipos territoriales de Acción Voluntaria: Fomenta el sentimiento de pertenencia, aterriza la acción concreta de la entidad en el territorio y sirve como espacio de toma de decisiones locales. Los voluntarios deciden qué acciones llevar a cabo y trabajan comunitariamente.
Se da gran importancia a la comunicación para mantener a los voluntarios involucrados y motivados. Dentro del desarrollo, se lleva a cabo el mentoraje, donde voluntarios más experimentados acompañan a las nuevas incorporaciones, brindando seguridad y comprensión del proceso.
Seguimiento y Evaluación del Voluntario
Se realiza un seguimiento del voluntario a través de entrevistas presenciales, llamadas telefónicas o encuestas. Este seguimiento tiene como finalidad:
- Evaluar el grado de satisfacción con la entidad y el cumplimiento de expectativas.
- Intercambiar opiniones y recibir propuestas de mejora.
- Trabajar posibles conflictos que surjan durante el ciclo de voluntariado.
- Detectar inactividad.
Desvinculación del Voluntario
La desvinculación se gestiona mediante una entrevista personal (presencial o telefónica) o una encuesta. El punto diferencial de esta entidad es la territorialización de los equipos de voluntariado, lo que permite un conocimiento más profundo de los voluntarios, una mayor implicación y la generación de un vínculo más fuerte.
Aunque pueda ser una situación difícil, comunicar a alguien que no puede ser voluntario puede evitar problemas futuros. Si la información ha sido de interés, se anima a compartir el contenido.
Preparación Ante la Incertidumbre
Como gerente de una organización sin fines de lucro, es crucial contar con un equipo de liderazgo voluntario fuerte y confiable. Ellos apoyan la misión, motivan al personal y representan a la organización. Ante eventos inesperados como pandemias, desastres naturales o crisis personales, es vital preparar a estos líderes voluntarios para afrontar la incertidumbre y adaptarse al cambio. Los expertos que realicen contribuciones de calidad tendrán la oportunidad de destacar.
Crear crisis para aprender: los simulacros de gestión de crisis
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