La gestión de costes en restaurantes de comida rápida puede ser un desafío, pero una plantilla de Excel bien configurada puede ser una herramienta invaluable. Esta práctica plantilla está diseñada para ayudarte a calcular los costes de tus comidas y a gestionar tu inventario de manera eficiente. En el vertiginoso mundo de la restauración, el cálculo preciso de los costes y la gestión del inventario son las piedras angulares del éxito. Tanto si diriges la cocina de un hotel, un servicio de catering o simplemente planificas tus comidas diarias, esta calculadora de costes de alimentos es tu compañera de confianza.
¿Por qué es importante calcular el coste de tus comidas?
Muchas personas justifican no gestionar sus finanzas personales o de negocio por falta de tiempo para realizar registros diarios. Sin embargo, en el sector de la restauración, un cálculo preciso de los costes es fundamental para la rentabilidad. Esta herramienta te permite calcular los costes hasta el gramo, el kilogramo o la libra. Siguiendo unos sencillos pasos, podrás calcular el coste de cada comida y obtener un resumen de las ventas de tu restaurante.
Para empezar, es crucial actualizar regularmente el precio de tus materias primas con los últimos precios del mercado y especificar las recetas de tus comidas. En primer lugar, debes comenzar por actualizar las unidades que prefieres utilizar en el menú y seleccionar la unidad de materias primas que se ajuste a tus necesidades. También puedes definir tu moneda manualmente.
Funcionalidades de la Calculadora de Costes de Comidas
Diga adiós a las complejidades del cálculo de costes culinarios y abrace el futuro del presupuesto alimentario con nuestra Calculadora de costes alimentarios. Es más que una herramienta; es tu clave para el éxito culinario, ayudándote a mantener una cocina próspera y rentable mientras deleitas a tus comensales con una oferta excepcional de comida y bebida.
Detalle de Materias Primas
Se trata de una lista donde puedes introducir los detalles de los precios de todas las materias primas. Además, puedes introducir el volumen y la unidad de cada material que compres. En particular, puedes seleccionar una de las unidades de la lista desplegable. La calculadora Excel de costes de alimentos dividirá el precio en función de las recetas de tus comidas.
Introducción de Datos en la Plantilla
Las primeras cinco columnas son donde introduces los datos. La primera columna, "Categoría", es opcional pero útil para filtrar y buscar comidas específicas. Nuestros datos ficticios en esta plantilla de costes de alimentos sugieren la categoría como tipo de comida. Salvo la primera columna, es importante rellenar todas las demás.
Gestión de Ingredientes y Recetas
Para introducir los ingredientes, solo tienes que elegirlos de la lista desplegable. Todos los ingredientes se introducen previamente en la sección de materias primas. Además, podrás ver el número total de recetas en la parte superior de la lista. Puedes introducir todas las comidas que se pidieron en el periodo contabilizado. Siempre puedes añadir algunos extras en caso de que algunos de ellos se prepararan pero no se vendieran, como el agua del grifo o el aceite de freír. También puedes añadir allí algún uso mensual de especias como la sal, etc.
Cálculo del Coste Total y Gastos Adicionales
Verás el Total final que incluye el coste de las comidas y las materias primas. Si deseas añadir el coste de las facturas y otros gastos, puedes rellenar las celdas opcionales del Total final.
La Plantilla como Planificador Culinario
Nuestra herramienta sirve como planificador culinario, ayudándote a crear menús diarios, bufés y programas de cocción con precisión. Es como tener un diario personal para tus aventuras culinarias. Esto te permitirá mantener los más altos estándares de nutrición y dieta al tiempo que controlas tus costes.
En el mundo de las artes culinarias, donde cada gramo y cada onza importan, nuestra calculadora de costes de alimentos es tu socio de confianza. No necesita instalación. Este producto es una plantilla de Excel lista para usar y se proporciona tal cual.
Soluciones Gratuitas de Excel para la Gestión de Restaurantes
Si tienes un pequeño negocio de restauración y aún no gestionas y analizas tus ventas y costes, o lo haces "a mano" porque no puedes permitirte el pago de una aplicación o programa, o simplemente porque para ti la gestión era abrir la caja y ver el dinero, hoy te traigo munición de la buena. Estas plantillas gratuitas de Excel son herramientas muy parecidas a las que se usan en el día a día para gestionar los costes operativos de cocina de los restaurantes y analizar y optimizar las ventas.
Gestionar un restaurante no solo implica atender la operativa del día a día, sino también su gestión interna. Todavía hay quienes argumentan que "no da tiempo", que "con lo pequeños que somos, no es necesario", o que "yo lo tengo en la cabeza". Estas excusas suelen llevar a sorpresas desagradables al confrontar la realidad con las cifras. Sea un kiosko, un diminuto gastronómico o un restaurante de amplia ocupación, los problemas a gestionar son los mismos, independientemente del tamaño.
También hay compañeros en el "limbo": no quieren/pueden acometer la inversión de un programa de gestión o de costes de cocina, ni el coste de que una persona lo gestione; pero intentan llevar un poco al día los "números" del restaurante, así como los escandallos y la base de datos de ingredientes de su cocina. Soy consciente de que muchos no son, ni tienen por qué serlo, virtuosos del Excel, la principal herramienta que usan para apoyarse en esta tarea. Especialmente para vosotros va este post.
Índice de Plantillas Excel para la Gestión de Restaurantes
- Plantilla excel para el análisis de las ventas de tus platos
- Plantilla excel para crear escandallos
- Plantilla excel para base de datos de ingredientes
- Plantilla excel para base de datos de albaranes de compra
- Plantilla excel para base de datos de elaboraciones
1. Análisis de las Ventas de tus Platos (por Secciones de tu Carta)
Esta plantilla de Excel te permite tener una visión detallada del rendimiento de cada plato de tu carta. Es elemental para gestionar y tener una visión detallada del rendimiento de la oferta gastronómica del restaurante. Puedes usarla independientemente, introduciendo los datos necesarios, o vincularlos a otras hojas de Excel donde tengas dichos datos (como en las siguientes plantillas).
No solo verás qué platos son los más vendidos y su popularidad respecto a los demás, sino también los de mayor coste unitario (según tus escandallos) y qué plato te da un mayor beneficio por cada unidad vendida. Es decir, los platos que deberías estar incentivando su venta. Puedes usar esta plantilla para analizar toda tu carta en una única tabla o, y se recomienda hacerlo así, usar una tabla para cada una de tus secciones de carta (primeros, segundos y postres; tapas y para compartir, principales y postres; entrantes, pizzas y postres; etc.).
Esta tabla es la "mise en place" para construir un Menu Engineering, la herramienta utilizada mensualmente (incluso bisemanalmente) para analizar el comportamiento de las ventas, coste y margen de todos los platos de la carta. Sabiendo la popularidad y % de Food Cost de cada uno, puedes clasificar los platos según la matriz BCG y obtener un panorama de los platos y qué acciones tomar para cada uno.
2. Plantilla de Escandallo de un Plato y Escandallo de una Elaboración
El día a día en una cocina distingue dos tipos de escandallos y fichas técnicas a gestionar: la de platos de venta (compuestos por ingredientes y elaboraciones previas) y la de elaboraciones previas.
Las elaboraciones previas son aquellas transformaciones que realizamos en cocina y que son almacenadas (ya sea en cámaras, timbres o mesa de partida), y por tanto inventariables, para ser usadas posteriormente en otras elaboraciones o platos a marchar. Su escandallo, a diferencia del escandallo de un plato de venta (€/plato), nos dará como resultado €/Kg, €/L o €/ud. Este precio unitario será el "precio" que tendrá la elaboración (como una suerte de "precio de compra interno") cuando la usemos en el escandallo de un plato final o en el escandallo de otra elaboración.
Un ejemplo: el escandallo de un plato de pan con chocolate, aceite y sal se compondrá de los ingredientes (pan, sal, aceite) y de sus elaboraciones previas (ganache de chocolate). Esta elaboración, a su vez, se compondrá de los ingredientes (nata para montar, chocolate negro).
Una elaboración previa se puede componer también de otras elaboraciones previas. Otro ejemplo, una mayonesa de cebollino se compondrá de la elaboración previa de mayonesa a la que se le añadirá un aceite de cebollino. Así, deberíamos tener tres escandallos y fichas técnicas en nuestro libro de recetas: escandallo de mayonesa de cebollino, escandallo de mayonesa, escandallo de aceite de cebollino.
Puedes descargar directamente la plantilla de escandallo de un plato o de una elaboración.
3. Base de Datos de Ingredientes
Tener una base de datos de ingredientes en Excel es especialmente útil si no se dispone de un programa de ERP o de gestión en el negocio. Por ejemplo, en el caso de un pequeño restaurante donde la gestoría lleva la contabilidad y la fiscalidad, pero no se realiza ningún registro interno de costes.
Hay dos formas de hacer esta "base de datos de ingredientes":
- Simplemente listar los artículos y sus precios de compra, actualizando cada X tiempo (por ejemplo, mensualmente) los precios. Una forma manual pero simple de llevarla a cabo, especialmente si trabajamos con productos con poca variación de precios.
- Si, por el contrario, trabajamos con productos que varían bastante de precio (temporalidad, producto fresco, de mercado...), es recomendable unir la base de datos de ingredientes con una base de datos de albaranes de compra (muy sencilla) a partir de un elemento: el último precio de compra de cada ingrediente.
Para la creación de escandallos, se recomienda encarecidamente usar el criterio "LIFO" (Last-In, First-Out) en cuestión de precios de los ingredientes. Sea con la opción que sea, con la base de ingredientes actualizada dispondremos de la "mise en place" perfecta para comenzar a crear los escandallos de nuestros platos y elaboraciones.
Para que dicha creación de escandallos sea lo más suave y sencilla posible, se recomienda profundamente trabajar en esta plantilla excel de base de datos de ingredientes la equivalencia entre las unidades de medida a usar en los escandallos (que pueden ser Kg o gr, L o ml, uds) de cada ingrediente con el formato de compra en el cual nos sirve el ingrediente nuestro proveedor (que puede ser en Kg, L, uds; o también en paquetes, bolsas, docenas, packs… de "x" unidades de medida de escandallo). Aquí es donde se suelen cometer el 90% de los errores de valoración en escandallos.
4. Base de Datos de Albaranes de Compra
Para muchos, esta es la principal y más importante de todas las plantillas de Excel para gestionar internamente un restaurante. Disponer de una base de datos de albaranes de entrega de las compras realizadas al proveedor es tremendamente útil (y se considera necesario) si no se dispone o se tiene acceso a un ERP o programa de contabilidad.
Muchos cocineros y pequeños propietarios que tienen externalizada la contabilidad se encuentran con este vacío de información de costes interna: ¿cuánto he comprado de X producto este mes? ¿y durante el año? ¿ha variado el precio de compra de el X producto? Es por ello que una plantilla de base de datos de albaranes como ésta, además de sencilla, resuelve el "lack".
Una plantilla tremendamente útil si la vinculamos a la base de datos de ingredientes: el último precio de compra que nos indique lo obtendremos de las entradas de mercancía que registremos en esta plantilla y lo usaremos para valorar nuestra base de datos de ingredientes. Ingredientes que luego usaremos para crear los escandallos, los cuales estarán constantemente actualizados a las variaciones de precios que ocurran.
El precio medio ponderado que nos indica la tabla, nos permitirá valorar los ingredientes de nuestro inventario de cara a su contabilización como variación de existencias del período.
5. Base de Datos de Elaboraciones Previas
Esta plantilla es la homónima de la base de datos de ingredientes. En este caso, la plantilla de base de datos de elaboraciones sirve para listar, controlar y disponer de la información de costes de las distintas elaboraciones previas que se realizan en el departamento de cocina.
El funcionamiento es el mismo que en la base de datos de ingredientes (solo que no tienen proveedor asociado) y solo exige ser minucioso en la determinación de la unidad de medida para los escandallos (Kg o gr, L o ml, uds) vs. la unidad de medida de producción (Kg o gr, L o ml, uds). Se recomienda encarecidamente que las unidades sean las mismas, para eliminar la posibilidad de errores, pero lo más usual será producir o elaborar en unidades grandes (Kg, L o uds) y escandallar/elaborar fichas técnicas en unidades pequeñas (gr, ml o uds). Por ejemplo, la unidad de producción de elaborar mayonesa será seguramente en Kg pero el escandallo para una ración será en gr. Así, cobra sentido tener 2 columnas en nuestra base de datos que vinculen la unidad de producción con la unidad de escandallo, sean o no la misma.
Una base de datos de elaboraciones que será una suerte de índice con información de costes conforme vayamos creando los respectivos escandallos de producción.